MA 56, IKT-Endgeräte des Wiener Bildungsnetzes
Der Stadtrechnungshof Wien unterzog die Magistratsabteilung 56 einer Prüfung über die IKT-Endgeräte des Wiener Bildungsnetzes. Dabei wurde der Schwerpunkt auf die operative Inventarverwaltung im Zusammenwirken mit den betreffenden Informationssystemen gelegt (u.a. das Informationssystem SAP mit dem Modul Anlagenbuchhaltung und dem Modul PM Equipmentpflege).
Die Prüfung zeigte Verbesserungspotenzial im Bereich der Datenqualität im Informationssystem SAP. Insbesondere betraf dies die Erfassung und Zuordnung von IKTEndgeräten, die Rückmeldung aus der Systematik der Mobilen Instandhaltung, der Vollständigkeit der Datensätze, den Datenstand bei Skartierungen und den Prüfungsmethodiken im Sinn von automatisierten IKS-Maßnahmen (z.B. Dubletten und logisch abgeleiteten Datenprüfungen).
Die Vorgehensweisen (Prozesse) bei der Inventarverwaltung aufgrund der Sonderstellung der Berufsschule für Informationstechnik sowie im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Schadensfällen und deren Auswirkungen auf die Daten in der Inventarverwaltung waren weitere verbesserungswürdige Themenbereiche.
Im Zuge einer stichprobenweisen Vor-Ort-Einschau waren Verbesserungen hinsichtlich der Organisation (Zuordnung und des Vorhandenseins von IKT-Endgeräten über die Systematik einer Raumkodierung) im Zusammenhang mit dem Projekt der Inventarisierung mittels Barcode auszusprechen.
Außerdem waren aufgrund eines aufgetretenen Laufzeitfehlers im Informationssystem SAP während der Bearbeitung durch den Stadtrechnungshof Wien Verbesserungen bei den Abläufen des Helpdesks bei der Magistratsabteilung 6 sowie bei der Betriebsführung des Informationssystems SAP zur Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Geschäftsbetriebes bei der Magistratsabteilung 14 zu erkennen.