MA 56, Prüfung des Schulverwaltungsprogramms "WiSion"
Im Rahmen der gegenständlichen Prüfung wurde die operative Anwendung und technische Betriebsführung des Schulverwaltungsprogramms "Wiener Schulinformationssystem online" - kurz "WiSion", das seit der Inbetriebnahme im Jahr 2012 an allen allgemein bildenden öffentlichen Pflichtschulen in Wien eingesetzt wurde, einer Prüfung unterzogen. Der Fokus lag dabei auf der Rollen- und Berechtigungsverwaltung, der damit in Zusammenhang stehenden Tokenverwaltung und dem Prozess der Zeugniserstellung.
In Bezug auf die Rollen- und Berechtigungsverwaltung wurde unter anderem angeregt, die Möglichkeiten von Audit-Berechtigungen bzw. Audit-Rollen für revisionierende Einrichtungen zu evaluieren. Ferner zeigte sich Verbesserungspotenzial hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit der manuellen Anlage und Löschung von Benutzendenkonten, der Tätigkeiten der Rolle "Administrator" im System sowie der Standardisierung und Evaluierung der Rollen- und Rechtepakete.
Hinsichtlich der Tokenverwaltung wurde empfohlen, eine Übereinstimmung der Daten des Schulverwaltungsprogramms "WiSion" mit dem angebundenen Informationssystem der Tokenverwaltung der Stadt Wien sicherzustellen. Ferner wären Maßnahmen zu treffen, um die Nachvollziehbarkeit von Verlusten bzw. Diebstählen von Token sowie deren etwaige Wiederbeschaffung zu gewährleisten.
Der Prozess der Zeugniserstellung war nicht vollständig durch aufgezeichnete Daten im Schulinformationssystem "WiSion" nachvollziehbar, weshalb empfohlen wurde die Nachvollziehbarkeit durch ein entsprechendes, automatisiertes Logging der entsprechenden Daten (Prozessdaten) sicherzustellen.
Der Magistratsabteilung 01 war aufgrund der Verantwortung der Betriebsführung (Informations- und Kommunikationstechnologie Service Provider) des Schulinformationssystems "WiSion" Kontroll- und Unterstützungsleistungen für die Umsetzung der Empfehlungen durch die Magistratsabteilung 56 anzuraten. Ferner sollte sie die Prozessdaten der Zeugniserstellung des Schulinformationssystems "WiSion" im Rahmen der Data Excellence der Stadt Wien bereitstellen.