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MA 37, Anwendung von EDV-Werkzeugen in Behördenverfahren

EDV-Werkzeuge werden in vielen Bereichen in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Auch die Magistratsabteilung 37 bediente sich zur Erfüllung ihrer zahlreichen Aufgaben als Behörde, Sachverständige et cetera diverser EDV-Werkzeuge. Der Bogen spannte sich von der Aktenführung mittels elektronischem Akt, über unterstützende Fachinformationssysteme bis hin zu Spezialprogrammen.

Der Stadtrechnungshof Wien unterzog den Einsatz dieser EDV-Werkzeuge einer Prüfung und stellte dabei fest, dass die künftige digitale Abwicklung von baurechtlichen Verfahren, die Sichtung digitaler Einreichunterlagen sowie die steigende Komplexität der Programme eine Anpassung der technischen Infrastruktur erfordern.

Die Prüfung ergab weiters, dass die Magistratsabteilung 37 EDV-Werkzeuge bewusst als Hilfsmittel einsetzte. Die Letztentscheidung über die Verfahren oder die Bewertung und Darstellung eines technischen Sachverhalts blieb den fachlich kompetenten Mitarbeitenden der Dienststelle vorbehalten.

Baubehördliche Verfahren sollen in Zukunft mit Hilfe der Digitalen Baueinreichung bzw. dem Building Information Modeling soweit wie möglich elektronisch abgewickelt werden können. Die Dienststelle hätte diesbezüglich schon intensive Bemühungen unternommen, die eigene Tätigkeit sowie die Einbindung anderer Dienststellen und den zugehörigen Aktenlauf in einem dienststellenübergreifenden Prozess abzubilden. Diese Bemühungen waren nach Ansicht des Stadtrechnungshofes Wien weiterzuführen.

In der gegenständlichen Prüfung wurde das Potenzial von EDV-Anwendungen in der Magistratsabteilung 37 aufgezeigt und erkannt, dass dieses insbesondere in der Administration der Verfahren im Zeitpunkt der Prüfung noch nicht zur Gänze ausgeschöpft war.

Dabei ergaben sich keine vom Stadtrechnungshof Wien auszusprechenden Feststellungen und Empfehlungen.